Czynności notarialne

Notariusz należy do osób zaufania publicznego, która przeprowadza szereg czynności mających na celu nadanie sporządzanym dokumentom formy aktu prawnego oraz czuwanie nad odpowiednim przebiegiem transakcji czy właściwym zabezpieczeniem praw osób będących stronami przeprowadzanych rozmów. Z reguły zajmuje się przygotowywaniem aktów notarialnych poświadczających o wykonaniu konkretnej czynności prawnej. Akt sporządzany jest wówczas, gdy wymagają tego strony lub gdy zostało to wyraźnie określone przez prawo. Zajmuje się również sporządzaniem innych dokumentów, takich jak poświadczenia, oświadczenia, protokoły, odpisy czy wypisy z ksiąg wieczystych.

Czynności notarialne dokonywane są w języku polskim. Dokumenty mogą zostać sporządzone także w innych językach, jeśli taka jest wola stron – do tego notariusz wykorzystuje własną wiedzę lub korzysta z pomocy tłumacza przysięgłego. Jego podpis potwierdza i zarazem uwiarygadnia treść spisaną w dokumencie urzędowym. Natomiast obecność osoby zaufania publicznego jest niezbędna do tego, aby akt był ważny w świetle prawa. Czynności te szczegółowo reguluje Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie. Do należy do nich m. in.:

Podczas sporządzania dokumentów jest zobligowany do tego, aby czuwać nad bezpieczeństwem interesów stron, a także prawidłowym i zrozumiałym brzmieniem dokumentów. Do jego obowiązków należy również udzielanie niezbędnych wyjaśnień, a także informacji związanych z przeprowadzaniem określonych czynności notarialnych. Jest również zobowiązany do pobrania należnego podatku oraz opłat sądowych za sporządzenie aktu prawnego, zgodnie z art. 7 Prawa o notariacie.

Przebieg procedur w kancelarii

Przed przystąpieniem do określonej czynności notariusz ma obowiązek sprawdzenia i potwierdzenia tożsamości osób na podstawie posiadanych przez nich dokumentów: dowodu osobistego lub paszportu. W przypadku pojawienia się wątpliwości co do tego, czy strona posiada zdolność do czynności prawnej, nie może on przeprowadzić procedury. W przypadku, gdy osoba biorąca udział w sporządzaniu dokumentu nie jest w stanie samodzielnie zrozumieć treści aktu (np. jest głuchoniema), ma obowiązek powołania osoby biegłej, która w sposób jasny przedstawi stronie przebieg procedury. Ponadto wszelkie składane na dokumencie podpisy muszą zostać złożone w obecności notariusza.

Po sporządzeniu aktu prawnego jest zobligowany do odczytania dokumentu w obecności stron bądź też przez inną osobę do tego wyznaczoną, w jego obecności. Podczas przeprowadzania tej procedury upewnia się, czy odczytana treść jest dla innych zrozumiała i czy zgadzają się z jej brzmieniem. Dokument powinien być jasny, czytelny, bez zbędnych poprawek czy przekreśleń (te należy odpowiednio omówić jeszcze przed złożeniem podpisów przez strony).

Zasady sporządzania aktów prawnych

Każda czynność notarialna jest przeprowadzana w kancelarii, chyba że pojawią się szczególne okoliczności lub gdy charakter spotkania między stronami uniemożliwia przeprowadzenie procedur w kancelarii – mowa o takich sytuacjach, jak m. in. sporządzanie protokołów zgromadzeń lub w przypadku, gdy jedna ze stron nie może wstawić się we wskazanym miejscu ze względu na stan zdrowia.

Oryginał aktu sporządzony w obecności osoby zaufania publicznego przechowywany jest w kancelarii, strony biorące udział w przeprowadzanym procesie otrzymują natomiast wypisy z aktu, które mają moc prawną przynależną oryginałowi. W ten sposób, nawet po dłuższym czasie od sporządzenia dokumentu, w przypadku jego zniszczenia lub zgubienia, można dociekać swoich racji w kancelarii.

Odmowa wykonania określonych czynności prawnych

Notariusz może odmówić wykonania czynności niezgodnych z prawem lub na które jedna ze stron nie wyraża zgody. Jednocześnie jest zobowiązany do pouczenia osoby, której odmówiono sporządzenia dokumentu, o możliwości zaskarżenia odmowy i dochodzenia swoich praw, przygotowując swoje żądania na piśmie. Nie może sporządzać dokumentów, które dotycząc jego samego, małżonka, a także osób krewnych i powinowatych, związanych poprzez przysposobienie, opiekę bądź kuratelę. Zakaz ten obowiązuje także po ustaniu małżeństwa lub opieki.

Tajemnica aktu notarialnego

Notariusz zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy przebiegu spotkania oraz kwestii związanych z prowadzoną sprawą lub wykonywaną czynnością. Wyjątek dotyczy informacji, które określone zostały w ustawie z dn. 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2003r. nr 153, poz. 1505 oraz z 2004r. nr 62, poz. 577).